Legalizacja dokumentów jest procesem niezbędnym do nadania im mocy prawnej w innym kraju. Jednym z najczęściej stosowanych mechanizmów legalizacji jest apostille, która powstała w wyniku XII Konwencji Haskiej z 5 października 1961 roku, wiążąca 115 państw, w tym Polskę i Hiszpanię. Celem tego porozumienia było uproszczenie procedur, eliminując konieczność dodatkowej legalizacji dokumentów publicznych między państwami będącymi stronami Konwencji.
Dzięki apostille dokument publiczny wydany w jednym z państw sygnatariuszy Konwencji może zostać uznany za autentyczny w innym kraju sygnatariuszu bez konieczności przeprowadzania dodatkowych procedur legalizacyjnych.
Czym jest apostille?
Apostille (z j. francuskiego, wym. apostij) to forma poświadczenia autentyczności dokumentu wydanego w jednym państwie, takiego jak akt notarialny, tłumaczenie przysięgłe, dyplom ukończenia studiów wyższych czy odpis aktu stanu cywilnego. Pozwala na legalne użycie dokumentu w innym kraju. Poświadczenie to jest wydawane przez uprawniony organ państwa, z którego dokument pochodzi, i ma na celu uproszczenie procedur związanych z uznawaniem dokumentów międzynarodowych.
Właściwe organy do wydawania apostille w Hiszpanii
W Hiszpanii istnieje kilka właściwych organów uprawnionych do wydawania apostilli. Wybór odpowiedniej instytucji zależy od rodzaju dokumentu:
Dokumenty urzędowe i sądowe
- właściwy oddział w Ministerstwie Sprawiedliwości (Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia)
To jedno z podstawowych miejsc, do którego możesz się udać, jeśli potrzebujesz apostille. Zakres kompetencji tego urzędu jest szeroki i obejmuje dokumenty urzędowe, takie jak akty stanu cywilnego czy wyroki sądowe. - właściwy sekretariat działający w sądach wyższej instancji (Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia)
Dokumenty związane z sądami wyższej instancji można zalegalizować w sekretariatach tychże sądów. Dotyczy to zarówno dokumentów urzędowych, jak i sądowych. - regionalne oddziały MS (Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia)
Dokumenty notarialne oraz prywatne z uwierzytelnionymi podpisami
W przypadku dokumentów sporządzonych przed notariuszem, takich jak umowy, pełnomocnictwa czy inne akty notarialne, apostille uzyskasz w odpowiedniej izbie notarialnej lub u uprawnionego do tego notariusza.
Jakich dokumentów nie można opatrzyć apostille?
Nie wszystkie dokumenty mogą zostać opatrzone apostille. Wykluczone z tego procesu są:
- Dokumenty związane bezpośrednio z operacjami handlowymi lub celnymi: np. umowy handlowe, faktury handlowe czy dokumenty transportowe.
- Dokumenty tożsamości, takie jak paszport, dowód.
- Dokumenty wydane przez funkcjonariuszy dyplomatycznych lub konsularnych: np. zaświadczenia wydane przez ambasady czy konsulaty
Jakie dokumenty mogą być opatrzone apostille? 
Do dokumentów, które mogą zostać opatrzone apostille, należą:
- Wyciągi z hiszpańskiego rejestru handlowego
- Wyciągi z hiszpańskiego rejestru nieruchomości
- Dokumenty wydane lub poświadczone przez notariusza publicznego, takie jak np. pełnomocnictwa notarialne, testamenty, oświadczenia
- Wyroki i postanowienia wydane przez sądy
- Tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych
- Dokumenty urzędowe wydane przez organy państwowe
- Świadectwa edukacyjne z instytucji państwowych i uznanych przez państwo, w tym: wykazy przedmiotów, transkrypcje dyplomów uniwersyteckich, zestawienia przedmiotów i ocen, zaświadczenia o przyjęciu na studia, dodatkowe certyfikaty wydane przez szkoły lub uniwersytety, a także inne świadectw
Jakie dokumenty nie wymagają apostille na terenie Unii Europejskiej?
Jednym z założeń powstania Unii Europejskiej było ustanowienie obszaru bez granic wewnętrznych, zapewniając tym samym, swobodny przepływ ludzi, towarów, usług, ale również swobodny obieg dokumentów urzędowych. Dzięki Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 roku, które wprowadza uproszczenia dotyczące obiegu niektórych dokumentów publicznych między państwami członkowskimi, wiele dokumentów publicznych nie wymaga apostille. Celem tego rozporządzenia jest zniesienie wymogów dodatkowej legalizacji dokumentów publicznych w ramach UE.
Do dokumentów, które nie wymagają apostilli na terenie UE, należą między innymi:
- Akty stanu cywilnego (akty urodzenia, małżeństwa, zgonu)
- Zaświadczenia dotyczące stanu cywilnego (potwierdzenie małżeństwa, rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa)
- Dokumenty potwierdzające tożsamość (paszporty, dowody osobiste)
- Zaświadczenia dotyczące miejsca zamieszkania lub zameldowania
- Zaświadczenia o niekaralności
- Świadectwa kwalifikacji zawodowych oraz dyplomy edukacyjne wydane przez instytucje państwowe
- Dokumenty związane z rejestracją działalności gospodarczej i potwierdzenia z rejestru handlowego
- Dokumenty dotyczące obywatelstwa
- Tłumaczenia w ramach UE
Kiedy apostille jest nadawana?
Apostille wydawana jest na wniosek posiadacza dokumentu lub jej pełnomocnika.
Czym jest legalizacja dokumentów?
Od procedury uzyskania na dokumencie apostille należy odróżnić procedurę legalizacji dokumentu. Legalizacja dokumentów, to poświadczenie o urzędowym charakterze dokumentu krajowego potrzebne, jeśli ma on być użyty za granicą w państwie, którego nie ma na tej liście. Jeśli natomiast państwo przeznaczenia dokumentu uznaje i wydaje apostille (np. Polska i Hiszpania), to legalizacja jest zbędna. Należy wówczas wystąpić o nadanie apostille. W Polsce legalizacja ma postać zadrukowanej naklejki, z odręcznym podpisem urzędnika, pieczęcią urzędową i hologramem.
Jak uzyskać apostille w Polsce?
Aby uzyskać klauzulę apostille w Polsce, należy przygotować odpowiednie dokumenty urzędowe oraz potwierdzenie uiszczenia opłaty skarbowej. Koszt uzyskania apostille wynosi 60 zł za każdy dokument. Opłatę można uiścić przelewem bankowym lub gotówką w siedzibie Ministerstwa Spraw Zagranicznych (ul. Krucza 38/42, 00-512 Warszawa).
Proces może odbyć się osobiście lub drogą pocztową. Kluczowe jest, aby dokument był podpisany i opatrzony pieczęcią organu, który go wydał. W przeciwnym razie klauzula apostille nie może zostać nadana. Wniosek o apostille dostępny jest w placówce MSZ lub na jej stronie internetowej.
Jak uzyskać apostille na akcie notarialnym zawartym przed polskim notariuszem?
Aby apostille mogła zostać nadana, dokument notarialny musi zostać wcześniej poświadczony przez właściwy miejscowo sąd okręgowy. Wyłącznie sądy posiadają wzory podpisów i pieczęci notariuszy. Po uzyskaniu poświadczenia z sądu okręgowego, możesz wnioskować o apostille na dokumencie notarialnym.
Jak uzyskać apostille na wyroku lub postanowieniu wydanemu przez polski sąd?
Aby apostille mogła zostać nadana, dokument sądowy musi zostać wcześniej poświadczony przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego (poświadczenie jest konieczne także wtedy, gdy dokument pochodzi z sądu okręgowego). Po uzyskaniu poświadczenia z sądu okręgowego, możesz wnioskować o apostille na dokumencie sądowym.
Jak uzyskać apostille na odpisie z Krajowego Rejestru Sądowego?
Odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego powinny zostać opatrzone pieczęcią Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz zostać poświadczone podpisem pracownika KRS. Wyłącznie odpisy zawierające pieczęć i podpis mogą uzyskać klauzulę apostille.
Jak wnieść opłatę skarbową za apostille?
Opłata skarbowa za apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Opłaty można dokonać:
- w kasie Urzędu m.st. Warszawy przy ul. Nowogrodzkiej 43
- w dowolnej placówce pocztowej
- przelewem na konto (potwierdzenie wpłaty/przelewu należy dołączyć do wniosku)Bank Handlowy w Warszawie S.A.
Odbiorca: Centrum Obsługi Podatnika Numer rachunku: 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070
Dla płatności z zagranicy:
SWIFT CODE: CITIPLPX
IBAN: PL21 1030 1508 0000 0005 5000 0070
Tytuł przelewu: opłata skarbowa za wydanie apostille
Potwierdzenie wpłaty/przelewu należy dołączyć do wniosku.
- Nie ma możliwości dokonania opłaty skarbowej na miejscu w Urzędzie.
- Nie jest możliwe przesłanie opłaty gotówką wraz z wnioskiem. Wnioski takie nie będą realizowane, a przekazane środki będą zwracane przelewem pocztowym po potrąceniu jego kosztów.
Kto może pomóc uzyskać apostille w Hiszpanii?
Wsparciem w tym zakresie zajmuje się nasza polskojęzyczna kancelaria adwokacka w Hiszpanii. Napisz do nas, a chętnie pomożemy w tej procedurze.
(+48) 797 870 285
