Dokumentacja dla spółki w Hiszpanii

Jeśli zawiązałeś hiszpańską spółkę handlową, jesteś zobowiązany do prowadzenia i do przedstawienia w hiszpańskim Rejestrze Handlowym (Registro Mercantil) wszystkich ksiąg prowadzonych w ramach działalności spółki, tzn. ksiąg rachunkowych, jak i handlowych. W tym artykule znajdziesz informacje o dokumentacji jaką należy prowadzić dla hiszpańskiej spółki.

Niezbędna dokumentacja dla hiszpańskiej spółki

Każdy hiszpański przedsiębiorca, jak i właściciel spółki ma obowiązek przedstawienia szeregu ksiąg rachunkowych, handlowych oraz fiskalnych, których prowadzenie może czasem budzić spore wątpliwości. W celu przybliżenia zobowiązań po stronie przedsiębiorcy, poniżej wskazane zostaną księgi, które spółka ma obowiązek prowadzić.

1. Rodzaje hiszpańskich ksiąg rachunkowych

W tytule III Kodeksu handlowego (Código de Comercio) poświęconemu rachunkowości firm ustalony został obowiązkowy charakter zarządzania, uzupełniania i prezentacji w Rejestrze Handlowym ksiąg o rachunkowym charakterze, tzn. księgi zapasów (inwentarzowe), roczne sprawozdania finansowe oraz dzienniki.

Termin na sporządzenie ksiąg rachunkowych to trzy miesiące od zakończenia roku obrotowego, który zazwyczaj pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Miesiąc po opracowaniu ksiąg i cztery miesiące po zamknięciu księgowości indywidualnego przedsiębiorcy lub spółki, oficjalne księgi muszą zostać przedstawione w formie elektronicznej i za pośrednictwem teleinformatycznym w hiszpańskim Rejestrze Handlowym. Są one podbite pieczęcią w celu uniknięcia podważania ich legalności i zawartych w nich informacji. Przedstawienie ksiąg po upływie wyznaczonego terminu nie pociąga za sobą sankcji. Zgodnie z art. 30 Kodeksu handlowego (Código de Comercio), minimalny o   kres przechowywania ksiąg rachunkowych wynosi sześć lat od ostatniego wpisu. Natomiast, zgodnie z regulacją zawartą w ogólnej ustawie podatkowej (Ley General Tributaria) (art. 66-68) okres przedawnienia od dnia następującego po terminie złożenia zeznania podatkowego wynosi 4 lata.

1.2 Księgi zapasów i sprawozdania roczne

Jest to dokument księgowy dotyczący wykonywania działalności przez spółkę handlową (również samozatrudnionych w bezpośrednim oszacowaniu sektora przemysłowego, handlowego lub usługowego). Księga zapasów i rocznych sprawozdań finansowych sporządzana jest zgodnie z wytycznymi zawartymi w ogólnym planie księgowym lub ogólnym planie księgowym dla sektora małych i średnich przedsiębiorstw i obejmuje następujące sekcje:

• Wartość początkowa firmy
• Wartość kwot i sald w okresie trymestralnym (maksymalnie)
• Stan zapasów na koniec okresu sprawozdawczego
• Kopia rocznego sprawozdania zawierająca następujące informacje:
  – Bilans: informuje o majątku spółki
  – Rachunek zysków i strat: informuje o przychodach, wydatkach i o wyniku końcowym
  – Zestawienie zmian w kapitale własnym: informuje o zmianach w majątku spółki
  – Sprawozdania z zarządzania spółką: szczegółowe wskazanie działalności poprzedników
  – Rachunek przepływów pieniężnych  (obowiązuje tylko niektóre firmy).

1.3 Dziennik lub księga rachunków

Obejmuje działania lub zdarzenia gospodarcze związane z bieżącą działalnością firmy. Adnotacje, zwane notatkami, mogą być wykonywane z operacji, które nie przekraczają miesiąca.

2. Rodzaje ksiąg handlowych

W dalszej kolejności, zanalizowane zostaną księgi, które nie mają charakteru całkowicie rachunkowego, ale ich prowadzenie jest obowiązkowe dla firm. Księgi te prowadzone są w formacie elektronicznym i następnie są przedstawiane w Rejestrze Handlowym.

2.1 Księga protokołów

Art. 25 hiszpańskiego Kodeksu handlowego wymaga, aby przedsiębiorca przestawiał swoją działalność gospodarczą w księgach rachunkowych. Zgodnie z art. 26 został nałożony taki sam obowiązek  w odniesieniu do udokumentowania porozumień zawartych na obradach walnego zgromadzenia i zarządu w księdze protokołów. Taka księga musi być wcześniej zalegalizowana przez rejestratora handlowego, aby możliwe było jej użycie. Każda zgromadzenie zawarte w księdze protokołów musi zawierać następujące informacje:

• Data i miejsce odbycia zgromadzenia
• Data i sposób przeprowadzenia zgromadzenia, tj. opisanie odpowiednich punktów zgromadzenia – kolejność przeprowadzanych czynności
• Liczbę wspólników oraz członków, jak i kapitał zakładowy, który został włożony do spółki przez każdego z nich. Ponadto, w razie przeprowadzania walnego zgromadzenia należy określić jego datę, miejsce, nazwę oraz podpis każdego z obecnych na zgromadzeniu
• Podsumowanie omawianych spraw oraz debaty przeprowadzanej na zgromadzeniu
• Zawarte porozumienia oraz wyniki przeprowadzonych głosowań. Co do głosowania należy określić liczbę głosów dotyczących odpowiednich porozumień
• Zatwierdzenie protokołu: Jest to najważniejszy punkt, gdyż potwierdza wszystko co było opisane wcześniej. Nie byłoby potwierdzenia porozumień osiągniętych bez ich zatwierdzenia przez Zarząd lub Radę Zarządu, czy też bez podpisu Sekretarza i zatwierdzenia ich przez Przewodniczącego oraz partnerów. W przypadku Walnego Zgromadzenia porozumienie to musi zostać zatwierdzone przez samą Radę na zakończenie posiedzenia lub w terminie piętnastu dni przez Przewodniczącego i dwóch partnerów, z których jeden reprezentuje mniejszość, a drugi większość. Ponadto organy administracyjne, zgodnie z postanowieniami umowy spółki, mogą zatwierdzić protokół na koniec posiedzenia.W niektórych przypadkach protokół ten jest uwierzytelniany przez notariusza, który kontroluje w sposób fizyczny cały przebieg spisywania protokołu, zwoływanie zarządu oraz tożsamość uczestników posiedzenia (w tym również przewodniczącego i sekretarza).  Ponadto, zwraca uwagę na interwencję oraz na osiągnięte porozumienia z głosami przeciwnymi. Te wszystkie opisane powyżej  akty notarialne staną się częścią księgi protokołów.Ale co, jeśli jestem jedynym wspólnikiem i administratorem mojej firmy? Czy jestem wolny od  sporządzania zapisu? Odpowiedź brzmi: nie. W takim przypadku twoje własne decyzje muszą zostać zapisane w protokole z uwzględnieniem jego daty, miejsca i zawartych porozumień.

2.2 Księga rejestracji wspólników

Jest to księga własna spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, w której kapitał jest dzielony na udziały. W księdze tej gromadzone są informacje dotyczące tożsamości wspólników lub osób, które stworzyły spółkę, przekazywania udziałów, wartość spółki oraz prawa, które przyznawane są partnerom.

2.3 Księga rejestracji akcji imiennych

Działanie jest takie samo, jak przy rejestrze wspólników, z zastrzeżeniem, że zebrany jest skład akcjonariuszy spółki akcyjnej. Dlatego w księdze rejestrowej akcji imiennych należy podać nazwę firmy (imię i nazwisko, jeśli jest to osoba fizyczna), liczbę i wartość akcji oraz prawa akcjonariuszy do ich posiadania.

2.4 Księga rejestracji spółki

Umowy zawarte przez jedynego członka spółki z ograniczoną odpowiedzialnością muszą zostać zapisane w tej księdze.

2.5 Księgi fiskalne

Istnieją firmy, których działalność podlega opodatkowaniu od towarów i usług (VAT). W związku z tym  muszą opracowywać i zarządzać następującymi księgami:

• Księga wystawionych faktur
• Księga otrzymanych faktur
• Księga dóbr inwestycyjnych
• Księga operacji wewnątrzspółkowych (jeśli takie istnieją).

Prowadzenie dokumentacji hiszpańskiej spółki przysparza w praktyce sporo problemów, dlatego też rekomendujemy aby skorzystać w tym zakresie z usług hiszpańskiego prawnika i biura księgowego, którzy pomogą odnaleźć się we wszelkich formalnościach.

Jeśli  zamierzasz otworzyć spółkę w Hiszpanii, to skontaktuj się z nami:
tel.:(+48) 607 076 203

e-mail: kancelaria@wachandwach.com